การใช้
e – office ในการพัฒนางาน
สังคมในยุคปัจจุบัน เกิดจากกระแสโลกาภิวัตน์
การสื่อสารที่ไร้พรมแดน ยุคของข้อมูลข่าวสาร
ส่งผลให้ในปัจจุบันเกิดการเปลี่ยนแปลงทางด้านต่างๆ อย่างรวดเร็ว
ทั้งทางด้านเศรษฐกิจ สังคม การเมือง การศึกษา และวัฒนธรรม
เมื่อสังคมมีการเปลี่ยนแปลง ทำให้เกิดผลกระทบต่อองค์กร
ดังนั้นทุกภาคส่วนจะต้องมีการปรับเปลี่ยนการบริหารจัดการให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
องค์กรจึงต้องมีการปฏิรูประบบการบริหาร จัดการในด้านต่างๆ เช่น
การบริหารจัดการงานในองค์กร การพัฒนาการทำงานของคนในองค์กร ระบบการทำงานสำนักงาน
เพื่อพัฒนาองค์กรให้ทันกับสังคมที่เปลี่ยนแปลงไป และองค์กรเกิดการพัฒนา
ในปัจจุบันนี้
คอมพิวเตอร์ได้ก้าวเข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันอย่างกว้างขวาง
ทั้งในส่วนของการใช้งานโดยตรง เช่นการใช้ในองค์กรธุรกิจต่าง ๆ
การติดต่อสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลทั้งในระยะใกล้ไปจนถึงระยะไกลข้ามโลกรวมไปถึงการใช้ในด้านความบันเทิงทั้งเกมส์คอมพิวเตอร์ (http://www.vcharkarn.com/blog/33344/2891)
E-Office
การนำระบบ E-Office เข้ามาใช้เพื่อความสะดวกสบายในการเวียนหนังสือ
และการเก็บหนังสือราชการต่างๆ โดยสามารถรับหนังสือได้แม้กระทั้งไม่ได้อยู่ในที่ทำงานซึ่งอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรซึ่งไปราชการหรืออบรมต่างๆ
ได้รับรู้ข่าวสารที่ใหม่เสมอ
ระบบ E-Office
รูปภาพจาก http://mfatix.com
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) คือ การใช้เทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีการสื่อสาร เพื่อปฏิบัติงานทั่วไป
งานประจำวัน อย่างเช่น การจัดการเอกสาร จดหมายอิเลคทรอนิคส์
การเก็บรักษาและแก้ไขกลุ่มข้อความ กลุ่มรูปภาพ งานทางบัญชี และ อื่น ๆ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์
ยังรวมถึงระบบ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรมที่สามารถใช้ประโยชน์อื่น ๆ
อีกมากมาย
ระบบสำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) รวมถึง ระบบข้อมูลสำนักงานอัตโนมัติ เป็นระบบที่มีจุดประสงค์หลัก คือ
การอำนวยความสะดวกเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร ระบบเช่นนี้เป็น การนำเครื่องมือ
เครื่องใช้ หลาย ๆ อย่าง รวมเข้าด้วยกัน, ใช้งานร่วมกัน,
เก็บรักษา, นำไปใช้ และกระจายข้อมูล
ระหว่างผู้ร่วมงาน แต่ละคน , ทีมงาน และธุรกิจ นั้น
ทั้งภายใน และภายนอกองค์กร ตัวอย่างของเครื่องมือ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ เช่น
เวิร์ดโปรเซสซิ่ง, เครื่องพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ, อีเมลล์, วอยซ์เมลล์, เครื่องแฟกซ์,
มัลติมีเดีย, คอมพิวเตอร์ คอนเฟอร์เรนซิ่ง และ
วิดิโอคอนเฟอร์เรนซิ่ง
หลายปีที่ผ่านมา สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office)
ถูกมองว่า มีเพียงหน้าที่แก้ปัญหาในการทำงาน แต่ในปัจจุบัน
ระบบที่ช่วยเสริมการติดต่อ สื่อสารในสถานที่ทำงาน ถูกมองว่ามีความสำคัญ
และต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ในระดับเดียวกับระบบ TPS, MIS และ ISS
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office) ในปัจจุบัน ดูเหมือนกับไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นได้จริง ๆ
แตกต่างจากสำนักงานที่ใช้เพียงเครื่องจักรกล เมื่อหลายปีก่อน ซึ่งเครื่องพิมพ์ดีด,
เครื่องยนต์ กลไก และ ระบบไปรษณีย์ เป็นความหมายหลักของการติดต่อสื่อสาร
ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีเรื่องน่าทึ่งที่ยังรอคอยเราอยู่
เรากำลังจะได้เริ่มเห็นบทบาทของ บริษัทเสมือนจริง ซึ่งสามารถทำให้
เราทำงานได้ในทุกแห่ง ปราศจากข้อจำกัดด้านพื้นที่
ข้อมูลจาก http://mfatix.com
สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) ในปัจจุบันนี้
คอมพิวเตอร์ได้ก้าวเข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันอย่างกว้างขวาง
ทั้งในส่วนของการใช้งานโดยตรง เช่นการใช้ในองค์กรธุรกิจต่าง ๆ
การติดต่อสื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลทั้งในระยะใกล้ไปจนถึงระยะไกลข้ามโลก
รวมไปถึงการใช้ในด้านความบันเทิงทั้งเกมส์คอมพิวเตอร์ หรือ
ภาพยนตร์ที่สร้างด้วยคอมพิวเตอร์กราฟิก
นอกจากนี้เรายังพบการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ที่แฝงเข้ามาในชีวิตประจำวันมากขึ้นเรื่อย
ๆ เช่น ใช้ในการควบคุมการทำงานของเครื่องปรับอากาศ เครื่องซักผ้า โทรทัศน์
หรือเตาไมโครเวฟ ซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าโลกในยุคต่อไป
มนุษย์จะพึ่งการทำงานของคอมพิวเตอร์มากขึ้น
ในทางธุรกิจแล้วจะสามารถใช้ประโยชน์จากคอมพิวเตอร์ได้อย่างมากมายมหาศาล อันสืบเนื่องมาจากที่เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มีส่วนเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บ
บันทึก ประมวลผลข้อมูล ตลอดจนจัดทำรายงานต่างๆ
แต่ต้องพึ่งพาเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม เช่น โทรศัพท์ วิทยุ โทรทัศน์ โทรสาร
จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ บริการอินเตอร์เน็ต ในการกระจายสารสนเทศที่ได้จากเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ไปสู่บุคคล
องค์กรหรือวงการต่างๆ ต่อไป
จะเห็นว่าสารสนเทศจะมีบทบาทต่อบุคคลหรือประเทศชาติได้นั้น
ต้องอาศัยเทคโนโลยีในการจัดการทั้งสิ้น โดยเฉพาะเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
เนื่องจากเป็นเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา
และเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วกว่าเทคโนโลยีชนิดอื่นๆดังนั้นมนุษย์จึงนำคอมพิวเตอร์มาใช้จัดการกับสารสนเทศ
มากกว่าเทคโนโลยีชนิดอื่นๆ แต่ในความเป็นจริงแล้ว
มีเทคโนโลยีอีกหลายรูปแบบที่สามารถนำมาจัดการและเผยแพร่สารสนเทศได้
เช่นระบบโทรศัพท์ โทรเลข โทรสาร เคเบิลทีวี เป็นต้น แต่เทคโนโลยีเหล่านี้ไม่สามารถจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศได้ดีเท่ากับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
ฉะนั้นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์จึงเป็นที่นิยมใช้จัดการสารสนเทศทุกสาขาวิชาชีพทั่วโลก
วัตถุประสงค์ในการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานการจัดการ และการบริหาร
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ ให้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
หากเราพิจารณา และมุ่งประเด็นไปยัง การดำเนินงานตามสภาพความเป็นจริงในหน่วยงานต่าง
ๆ ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานทั้งภาครัฐ และเอกชน
ในแต่ละวันมีการใช้เอกสารกันเป็นจำนวนมาก ส่วนหนึ่งของเอกสารมาจากนอกองค์กร
ซึ่งเป็นการติดต่อมาจากหน่วยงานต่าง ๆ ภายนอกองค์กร
และจะต้องส่งหนังสือหรือเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ
ซึ่งอาจจะส่งเอกสารเหล่านี้ในลักษณะการกระจายแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หรือหนึ่งไปหลาย ๆ
หน่วยงาน ในองค์กร
ที่มีอยู่เป็นจำนวนมากก็ถือว่าเป็นแหล่งที่สร้างกำเนิดเอกสารต่าง ๆ เช่นกัน
เอกสารเหล่านี้อาจจะเป็นเอกสารเพื่อติดต่อสื่อสาร หรือการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ
การดำเนินกิจกรรมใช้เอกสารเป็นตัวนำ ดังนั้นหน่วยงานทุกแห่งในองค์กร
จะทำงานในลักษณะที่เป็นผู้รับข่าวสาร
และเป็นผู้สร้างข่าวสารเพื่อการกระจายต่อออกไป
การดำเนินการจึงเป็นการกระทำที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึง
การพัฒนาองค์กร
การพัฒนาบุคคลในองค์กรด้วยการใช้ e – office ในการพัฒนางาน เป็นการผสมผสานระหว่างการปฏิบัติงานกับการเรียนรู้ด้าน IT มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนาศักยภาพขององค์กรและตัวบุคคล
ให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของสังคม การพัฒนางานขององค์กร ในเรื่องเกี่ยวกับ
-
การบริหารจัดการรูปแบบการรับ-ส่งเอกสาร ทาง e-mail แทนการใช้กระดาษ ลดการถ่ายสำเนาเอกสาร
-
การจัดเก็บข้อมูลในระบบเป็นรูปแบบไฟล์ข้อมูลแทนการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร
- การติดต่อสื่อสาร
ทางช่องทาง line facebook
- การแจ้งเวียนหนังสือ
ต่างๆ
E-office คือ
การใช้กระบวนการหรือวิธีการบริหารงานรูปแบบใหม่ โดยการนำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่ เช่น
คอมพิวเตอร์ สารสนเทศ และระบบเครือข่ายมาใช้ในสำนักงาน ทำให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว
การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แทนการใช้กระดาษ
E-office หรือ
สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือ บางแห่งเรียกว่า สำนักงานอัตโนมัติ (office
Automation) แต่ความหมายโดยทั่วไปแล้ว E-office
ก็คือ สำนักงานที่ใช้กระบวนการหรือวิธีการในการบริหารงานรูปแบบใหม่โดยการนำเอาเทคโนโลยีสมัยใหม่ไม่ว่าจะเป็นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีระบบเครือข่ายมาใช้ร่วมในสำนักงาน ทำให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว
มุ่งเน้นการลดขั้นตอนและระยะเวลาในการบริหารงานในองค์กร
รวมถึงการปฏิบัติงานทังในส่วนของการจัดการงานเอกสาร การส่งข้อมูลข่าวสาร
รวมถึงการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะ digital อย่างเป็นระบบ
ทำให้บุคลากรในองค์กรสามารถทำงานได้จากพื้นที่ใดๆ ของเครือข่ายในเขตขององค์กรได้
บุคลากรในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลกลางที่เป็นปัจจุบันและถูกต้องร่วมกันได้โดยง่าย
เป็นส่วนทำให้ประหยัดงบประมาณ เป็นฐานนำไปสู่การพัฒนาองค์กรอย่างเต็มศักยภาพ
ทั้งด้านทรัพยากรบุคคล ระบบกลไกการดำเนินงานรวมถึงอุปกรณ์และเครื่องมือเพื่อการบริหารและการปฏิบัติงานอย่างแท้จริง (http://adjutant.rta.mi.th/articles.php?article_id=3)
ลักษณะการทำงาน การใช้ e – office ในการทำงาน
การรับส่งเอกสาร ข้อความ หนังสือราชการ
หนังสือประชุม หนังสือเวียนต่างๆ ในแต่ละวันจะมีจำนวนมาก
การดำเนินการดังกล่าวต้องมีการใช้ระบบทำสำเนา กระดาษ ถ่ายเอกสาร
ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย เสียเวลาในการดำเนินงาน อีกทั้งการ รับ–ส่ง
ด้วยกระดาษต้องใช้คนส่ง เป็นการเดินทางของหนังสือที่ล่าช้า
ยิ่งอยู่หน่วยนอกแล้วยิ่งต้องใช้เวลาในการเดินทางมาก การดำเนินการงาน
โดยการใช้เครือข่ายที่เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน ซึ่งมีการเชื่อมโยงทุกหน่วยงาน
ทำให้สามารถติดต่อสื่อสารกันได้โดยผ่านทางเครือข่ายนี้
ขณะเดียวกันหน่วยงานทุกหน่วยงานต้องมีบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการใช้คอมพิวเตอร์ติดต่อ
เพื่อการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
ซึ่งบุคลากรขององค์กรสามารถเรียนรู้ระบบได้โดยไม่ยากนัก
องค์กรจึงควรใช้ช่องทางการสื่อสารนี้ เพื่อดำเนินการ รับ – ส่ง เอกสาร ข้อความ
หนังสือราชการ หนังสือเชิญประชุม หนังสือเวียนทราบต่างๆ ให้กับทุกหน่วยงานได้
ข้อดีของการใช้ e – office ในการทำงาน
ประโยชน์ของระบบที่หน่วยงานจะได้รับจากการดำเนินการ E-office คือ
- การเพิ่มคุณค่า หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว
และเราสามารถใช้ประโยชน์จากเครือข่ายเครื่องคอมพิวเตอร์โดยการใช้งานระบบ E-office
- การใช้งานระบบนี้ ไม่ต้องเพิ่มทุนมากนักเพราะทรัพยากรหลักๆ
เป็นทรัพยากรที่มีอยู่แล้วในองค์กร
- แสดงถึงความก้าวหน้าขององค์กร
- การทำงานภายในขององค์กรจะรวดเร็วขึ้น
- การเน้นในเรื่องความเร็วและเวลาเป็นสิ่งที่ได้รับประโยชน์อย่างชัดเจน
- การจัดการเอกสารจะดีขึ้น
- จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
- ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น
- สิ่งสำคัญอย่างมาก คือ การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร
- การลดการใช้กระดาษ ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรลงไปได้มาก
- เพื่อให้การบริหารจัดการงานได้สะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา
- ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของสังคม ไม่ล้าหลัง
- การจัดการงานด้านการจัดเก็บเอกสารเป็นระบบมากขึ้น
- การค้นหาเอกสาร ทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดดีขึ้น หาง่ายขึ้น
- ลดการใช้กระดาษ ลดค่าใช้จ่ายในการใช้กระดาษ
- สามารถใช้ประโยชน์จากการใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ให้มีความคุ้มค่า
- สามารถสั่งการ และติดตามเรื่องได้ง่าย เป็นระบบ และรวดเร็ว
- มีการประสานงานด้านเทคโนโลยีการสื่อสารเป็นหนึ่งเดียว
ระบบงานองค์กรช่วยให้องค์กรมีระบบการทำงานที่สามารถประสานงานระหว่างกันได้เสมือนว่าเป็นระบบเดียวกันทั่วทั้งองค์กร
และการรวบรวมความเห็นจากคนหมู่มากทำได้เร็ว
- จัดเก็บเอกสารในระบบดิจิตอลซึ่งปลอดภัย
และสืบค้นได้ง่าย
ซึ่งมีมาตรฐานเดียวกันสามารถนำไปใช้กับระบบสารสนเทศในทุกส่วนขององค์กรได้เหมือนกัน
- การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น
และกระบวนการทำงานขององค์กรสามารถกระตุ้นการทำงานภายองค์กรให้มีมากขึ้น
ทั้งนี้ผู้บริหารยังสามารถ ค้นเอกสารได้เอง โดยสะดวก รวดเร็ว
- ไม่จำกัดเวลาทำงาน
และสถานที่
- ลดขั้นตอนของการทำงาน
- โปร่งใส
ข้อเสียการใช้ e – office ในการทำงาน
- ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวการใช้งาน e – office ของบุคลากรมีไม่เท่ากัน
ต้องมีการอบรมพัฒนาในด้านนี้ บางคนไม่มีความต้องการใช้ระบบ
- ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในการติดต่อสื่อสาร
ทางช่องทาง line
Facebook
- อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องมีราคาสูง หากองค์กรนั้นไม่มีงบประมาณสนับสนุนเพียงพอ
จะทำให้ไม่คุ้มค่ากับงบประมาณที่เสียไป
การนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการบริหารการจัดการทำให้มนุษย์ทำงานได้เที่ยงตรง
รวดเร็ว ไม่เหน็ดเหนื่อย ช่วยผ่อนแรงมนุษย์ ในด้านต่าง ๆเช่น ด้านการคำนวณ
พิมพ์งาน บันทึกข้อมูล ประมวลผล ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานในแวดวงใด
หากนำคอมพิวเตอร์เข้าช่วยงาน จะช่วยแบ่งเบาภาระงานได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพ
นอกจากนี้คอมพิวเตอร์ยังช่วยพัฒนาคุณภาพชีวิต เช่น ช่วยในการเรียนรู้
ให้ความบันเทิง ให้ความรู้ และยังช่วยในการพัฒนางานด้านต่าง
ๆให้เป็นไปในทางที่ดีขึ้นอีกด้วยอันจะส่งผลให้ความเป็นอยู่ของมนุษย์ดีขึ้น (http://pantitameelap.blogspot.com/2013/04/e-office-ois.html)
การใช้งาน e – office เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการพัฒนางานของบุคลากร
ไม่ว่าจะเป็นการจัดการเอกสาร การให้งานในการติดต่อสื่อสาร ซึ่งจะช่วยให้มีความสะดวกรวดเร็ว
และทันกับความเปลี่ยนแปลงของสังคม
ถ้าการใช้มีความถูกต้องจะทำให้เกิดการเรียนรู้และใช้ประโยชน์ได้
แต่ถ้าใช้อย่างไม่ถูกต้องและไม่มีทักษะในการใช้ระบบก็จะไม่เกิดการพัฒนา
ไม่คุ้มค่ากับการใช้อุปกรณ์เป็นการสิ้นเปลือง ดังนั้น เมื่อจะใช้งานในองค์กรต้องมีการอบรมและพัฒนาบุคลากร
ระบบการใช้งาน
e – office เพื่อสามารถปรับปรุงพัฒนารูปแบบการทำงานขององค์กรให้ดีขึ้น
e – office เพื่อสามารถปรับปรุงพัฒนารูปแบบการทำงานขององค์กรให้ดีขึ้น
อ้างอิง
ระบบสารบัญอิเล็กทรอนิกส์,สืบค้น เมื่อ 5 ตุลาคม 2559, จาก (http://adjutant.rta.mi.th/articles.php?article_id=3)
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ,
สืบค้นเมื่อ 13 ตุลาคม 2559, (http://pantitameelap.blogspot.com/2013/04/e-office-ois.html)
การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานการจัดการ
และการบริหาร ด้วยระบบ e-Office, สืบค้นเมื่อ 13 ตุลาคม 2559,
(http://www.vcharkarn.com/blog/33344/2891)
